Как безопасно для бизнеса заменить сисадмина на IT-аутсорсера
Что может произойти, если ваш айтишник неожиданно исчез? Перед уходом он может совершить широкий спектр деструктивных действий, которые приведут компанию к плачевным последствиям. Может рухнуть сервер, выйти из строя компьютерная сеть, сотрудники начнут жаловаться, что невозможно работать.
Сисадмин может украсть данные и выложить их в общий доступ, что запрещено законом и может привести к штрафам от государства. Или продать клиентскую базу конкурентам, что может сильно подкосить работу компании. Наконец, недовольный айтишник может заразить сеть вирусом, что может привести к приостановке работы вашего бизнеса.
О том, как руководителю подготовиться к замене IT-специалиста, чтобы обезопасить компанию от краха IT-системы, читайте в этой статье.
Если действия недобросовестного айтишника противозаконны, то его можно привлечь к административной и даже уголовной ответственности. Но это редкий случай, чаще все-таки айтишники бывают бесконфликтными и уходят с миром.
Представим частую ситуацию, что сисадмин доброжелателен к компании и просто собрался мирно уйти, потому что нашел себе другую работу. Чем рискует руководитель? IT-система, оставленная на самотек, через какое-то время начинает быть подвержена хакерским атакам и вирусам. Вашу компанию могут ждать опасности, которые постоянно возникают вместе с обновлениями операционной системы и появлением новых вирусов.
Некому поддерживать безопасность системы
После увольнения сисадмина в компании часто не остается человека, который следит за этой безопасностью: обновляет антивирусы, операционные системы, следит за новыми “вызовами” из интернета, настраивает и обновляет сетевое оборудование.
Есть риск взлома извне
Есть опасность, что в IT-систему извне зайдет злоумышленник и навредит. Он может остановить работу системы, может украсть ценную информацию, и даже запустить вирус-шифровальщик, который зашифрует информацию, а потом будет требовать за нее деньги.
Безопасный период и как его продлить
Если сисадмин до последней минуты тщательно занимался поддержанием безопасности системы, то месяц (в лучшем случае, два) ваша IT-система будет под защитой. Для того чтобы продлить этот период, в сети не должны появляться новые устройства и новые пользователи, сотрудники должны использовать компьютеры аккуратно и не устанавливать самостоятельно новых программ. Тогда все компьютеры останутся в том состоянии, какими их настроил сисадмин перед уходом.
Если IT-специалист ушел внезапно
Возьмем ситуацию, если сисадмин ушел внезапно без предварительного предупреждения. Не исключено, что последние два месяца он искал новое место работы и не сильно заботился о том, чтобы оставить после себя безопасную стабильную систему. По всей вероятности система деградировала, пока сисадмин все еще формально оставался на работе.
Если сисадмин исчез внезапно и не передал дела новой техподдержке, возникают сложности. Например, восстановление доступов к некоторым облачным технологиям может затянуться и приостановить работу некоторых отделов компании. Конечно, постепенно всю сеть можно взять под контроль, даже если данные не были переданы новому сисадмину, но на это потребуется время.
Если предупредил задолго до ухода
Более благоприятная ситуация, когда айтишник заблаговременно (за два месяца) предупредил начальство о том, что собирается увольняться. В этом случае можно успеть найти ему замену - нового системного администратора или IT-компанию на аутсорсинге. Текущий сисадмин сможет передать все доступы и настройки по сети новой техподдержке.
Алгоритм действий для руководителя
Что делать руководителю при увольнении айтишника, чтобы максимально снизить риски своей компании с точки зрения безопасности IT-системы? Следуйте этой 6-шаговой инструкции и ваш бизнес не попадет в зависимость от вашего системного администратора.
1. Требуйте доступы
Периодически требуйте от своего сисадмина полный список актуальных доступов к вашим ресурсам. Если сисадмин собирается увольняться, он должен первым делом предоставить полный список доступов ко всем административным ресурсам.
Какие данные требовать от айтишника:
1) Доступы
- доступ к почтовому серверу, чтобы настраивать почтовые аккаунты для сотрудников;
- доступ к связи с провайдерами интернета и IP-телефонии, чтобы обращаться к ним в случае технических проблем и для оплаты услуг;
- доступы к видеонаблюдению компании, чтобы управлять этой системой;
- настройки роутера и wi-fi-сети - в случае их потери можно все перенастроить с нуля, но это займет время;
2) Поставщики
- список лицензионных программ и даты оплат их продления, чтобы вовремя обновлять лицензии;
- доступ к поставщикам программного обеспечения и их контактная информация, чтобы дешевле продлевать действие программ;
- почтовые аккаунты, через которые были зарегистрированы провайдеры, чтобы получать на них напоминания о продлении;
- связи по закупкам оборудования: контакты поставщиков и аккаунты на их сайтах, чтобы использовать скидки.
Наличие доступа к поставщикам позволяет оптимизировать расходы на IT-систему благодаря скидкам и специальным условиям, которые дают поставщики.
2. Проконсультируйтесь со специалистом
Иногда руководитель даже поверхностно не может оценить, все ли данные предоставил айтишник. Ему нужен технический специалист, который знает, какие данные нужны, чтобы все это работало. Такого человека можно найти на рынке труда и взять его в штат. Либо это может быть внешняя IT-компания, которая вас будет обслуживать на аутсорсинге.
3. Не сжигайте мосты со старым сисадмином
Если расставание с сисадмином происходит на доброжелательных началах, то стоит сохранить его контакты и договориться о консультациях на два-три месяца. Консультация бывшего сисадмина иногда может быстрее решить проблему, чем действия новой техподдержки. Без необходимой информации новая техподдержка решит полностью переустановить сервер или перенастроить оборудование, что может оказаться неоправданно долго в ситуации, которую нужно решить очень быстро.
4. Поменяйте все пароли
Первый шаг - смените пароли к внешним ресурсам. Если айтишник исчез после конфликта, можно ожидать от него недружественных действий. Нужно срочно менять все возможные доступы извне к внешним ресурсам компании - сайтам, Google-аккаунтам, Microsoft-аккаунтам, облачным приложениям. Ваш сисадмин может удаленно воспользоваться ими и навредить. Чтобы поменять данные доступов к внешним ресурсам, нужно пригласить хорошо сведущих в этом специалистов.
Второй шаг - поменяйте доступы к внутренним ресурсам компании. Доступ к каждому устройству, пароли всех сотрудников, и, конечно, данные от wi-fi. Айтишнику необязательно находиться в офисе, чтобы подключиться к wi-fi и попасть во внутреннюю сеть вашей компании.
5. Дайте задание новому айтишнику найти закладки
Недружественный предыдущий сисадмин мог оставить на вашем оборудовании так называемые “закладки”. Это может быть вирус, программа, которая удаляет файлы. Они могут запускаться по расписанию и вредить бизнесу. Или это может быть программа, которая дает возможность человеку извне попасть во внутреннюю сеть вашей компании и делать все, что ему нужно, и вы об этом не узнаете.
Очень важно вовремя выявить такую закладку. Этот вопрос технически сложен, он требует много времени на проверку серверов, компьютеров и другого офисного оборудования. Самостоятельно вам будет трудно решить эту проблему. Обратитесь к специалистам - например, к нам.
6. Увольняйте сисадмина правильно
Больше всего беспокоятся об увольнении айтишника руководители, которые слабо разбираются в информационных технологиях. И это понятно, так как многие бизнесы зависят от IT-системы. Чтобы не оказаться в зависимости от бывшего сисадмина, руководитель должен быть готов к увольнению айтишника в любой момент. Вот что для этого потребуется:
- Найти замену. Прежде чем уволить айтишника, нужно связаться с другим специалистом или IT-компанией, которая выстроит всю стратегию блокирования доступов к вашей системе. Подготовьтесь заранее к смене всех паролей.
- Уволить без предупреждения. После того, как вы нашли замену и спланировали переход IT-системы в управление нового специалиста, объявите сисадмину о его увольнении и как можно оперативнее смените все доступы к ресурсам компании извне.
- Не пускать в офис. После увольнения айтишника больше не пускайте его в офис, чтобы он не успел вам навредить на вашей же территории.
Увольнение системного администратора может быть очень болезненным для компании, если к этому не подготовиться заранее. Все зависит от ваших отношений с вашим сисадмином. Если айтишник может навредить, то следуйте инструкции, описанной выше, и сможете этого избежать. А если руководство давно понимает, что айтишнику в вашей компании неинтересно, и он готов спокойно уйти, он увольняется по собственному желанию и передает дела. Для руководства это будет самый лучший финал.
Проследите, чтобы на момент увольнения сисадмина был найден человек, который его заменит и примет IT-систему в свое управление. В этом плане обязательно рассмотрите вариант работы с внешней IT-компанией, так как специалисты на аутсорсинге часто имеют много преимуществ над штатным айтишником. А если управление вашей IT-системой переходит от одного IT-аутсорсера к другому, то этот переход происходит еще более комфортно для бизнеса. Внешние компании иногда намного профессиональнее ведут дела, чем сисадмины, находящиеся в штате.