Возможности современных переговорных комнат
За время своей работы мы убедились – чтобы коммуникация с партнерами и сотрудниками была максимально эффективной и решала поставленные задачи, она должна быть максимально комфортной, чтобы стороны могли сосредоточиться на сути вопроса. Такую атмосферу может создать правильно оборудованная комната для совещаний. В этой статье вы подробнее узнаете про оснащение переговорных комнат и о том, на что нужно обратить внимание при выборе оборудования. А также о технических решениях, для удаленного доступа работников к данным организации.
1. Видеооборудование для презентаций
Чтобы демонстрировать визуальную информацию для партнеров и сотрудников, в вашей переговорной комнате должно быть все необходимое для качественной передачи изображения.
Когда ваши бизнес-задачи требуют детализированные и насыщенные картинки, на помощь приходят дисплеи и светодиодные экраны. Помимо яркого и четкого изображения они дают больший угол обзора по сравнению с экраном проектора. Такие экраны позволят четко увидеть мелкие буквы и цифры. Как и в случае с полотном, важно заранее обратить внимание на место, на котором будет находиться экран: достаточно ли его размера, будет ли изображение просматриваться с любой точки переговорной комнаты.
2. Звуковое оборудование для презентаций
К хорошей картинке важно подобрать качественный звук – чтобы у партнеров и сотрудников не возникало дискомфорта при просмотре и коммуникации. Звуковое оборудование особенно важно, если в вашей компании проводятся созвоны и видеоконференции – какой бы стабильной ни была связь, информацию могут исказить некачественный микрофон или колонки.
При выборе звукового оборудования для переговорной важно учесть:
- Ее площадь
- Высоту потолков
- Возможность подключения нескольких микрофонов, если этого требует ваш бизнес
- Соответствие нормам противопожарной безопасности.
Для тех, кто проводит групповые звонки отлично подойдет спикерфон – это устройство, которое помещают в середине стола переговоров. Благодаря тому, что оно оборудовано разнонаправленными микрофонами и системой шумоподавления, ваши собеседники будут концентрироваться на смысле вашего разговора а не просто стараться расслышать слова.
3. Оборудование для системы видеоконференцсвязи
Когда звонка недостаточно, нужно найти решение, которое позволит видеть и слышать собеседников из любой точки планеты и сделает общение максимально комфортным и эффективным. Система ВКС состоит из устройства с установленной программой, к которому подключены видеокамера и микрофон. Такая система позволяет соединить несколько людей и дает им возможность не только отлично видеть и слышать друг друга, но и обмениваться информацией в режиме реального времени, либо с минимальной задержкой. Помимо самой системы обратите внимание на связь – для стабильной работы системы видеоконференцсвязи нужна выделенная линия.
4. Использование личного оборудования сотрудников
В определенный момент количество сотрудников увеличивается, и предоставить всем оборудование для работы становится невозможно. Эту проблему решают системы для совместной работы (BYOD) – технические решения и ПО, которые помогают предоставить рабочие данные на личные гаджеты сотрудников. С их помощью работник получает доступ к базе контактов, прайс-листам, другой корпоративной информации и может воспользоваться ими в любое время.
При выборе такого ПО, важно ответить себе на следующие вопросы:
- Как техническое решение повлияет на нагрузку сети?
- Как обезопасить корпоративную информацию?
- Какую информацию можно выносить в систему совместной работы, а какую стоит оставить только на офисных устройствах?
Перед началом работы с такой технологией мы рекомендуем создать четкую политику безопасности, с правилами работы, списком устройств, которые могут подключиться к системе, качественным антивирусом с ограничением прав доступа.
5. Система бронирования переговорных
Переговорная комната может быть использована не только для встреч и совещаний высшего руководства – позвольте сотрудникам использовать ее для обучения, проведения тренингов и совещаний отделов. Чтобы встреча с важными клиентами не наложилась на совещание отдела продаж, используйте систему, которая позволит сотрудникам бронировать переговорную комнату прямо с рабочего места, а дисплей, расположенный в самой переговорной, подскажет, когда время аренды подходит к концу, и кто занимает комнату следующим.
Оптимальное размещение всех технических решений в переговорной
Для успешной работы компании крайне важно, чтобы сотрудники верно понимали свои задачи, а клиенты и партнеры составляли верное ожидание от результатов сотрудничества.
Современные технологии дарят предпринимателю огромный арсенал приемов, которые дадут возможность верно донести свои мысли на переговорах, а наша компания помогает выбрать те, что максимально отвечают требованиям и решают проблемы заказчика.
Поэтому перед изучением технической стороны вопроса нужно точно решить, для чего переговорная комната нужна именно вашему бизнесу: что вы будете демонстрировать на экране, как часто проводите видеоконференции и групповые звонки.
За время работы мы выявили основные проблемы, которые мешают эффективным бизнес-встречам и совещаниями, подобрали для них оптимальные способы решения. Вы можете подробнее узнать о подборе технического оснащения переговорной комнаты из нашего кейса, в котором мы решили сразу несколько проблем заказчика: команда юристов выглядела непрезентабельно, так как всем приходилось умещаться у одного ноутбука рядом с розеткой, качество видео и связи были посредственными.