Какие задачи решает переговорная комната
Успех переговоров зависит не только от качества презентации, но и от условий, в которых происходит общение. При совещаниях, обсуждениях, а также демонстрации идеи партнерам или удаленным сотрудникам, важно иметь возможность быстро обмениваться информацией и комментировать ее. Это и многое другое обеспечивает современная переговорная комната.
Преимущества современных переговорных комнат
Переговорная комната отличается наличием специализированного оборудования и особым планированием внутреннего пространства. Грамотно спроектированное помещение позволит улучшить возможности для коммуникации при обсуждении важных вопросов. А это, в свою очередь, позволит поднять ведение переговоров на новый уровень и повысит статус компании в глазах партнеров.
Упрощение коммуникации
Деловые переговоры и корпоративные собрания предполагают активное обсуждение важных вопросов, в которых участвует от нескольких человек и более. И иногда такое общение может занимать достаточно длительное время. При этом каждый участник встречи должен иметь возможность четко доносить свои мысли без каких-либо сложностей и искажений.
Следовательно, переговорная комната должна быть обустроена таким образом, чтобы максимально точно передавать речь всех, кто находится в помещении. Например, когда участники сидят за большим круглым столом, либо подключаются к удаленным каналам связи. Кроме того, некоторые люди могут говорить слишком тихо или неразборчиво. Хорошая переговорная комната минимизирует влияние подобных факторов и делает коммуникацию максимально комфортной.
Еще одна важная задача – это возможность передачи информации невербальным способом. В современном мире при проведении переговоров часто используются различные виды электронного контента:
- документы;
- презентации;
- видео- и аудиоматериалы;
- таблицы и графики.
Возможность продемонстрировать такую информацию для всех участников – это важная характеристика качественной переговорной комнаты. Она учитывается при создании дизайна помещения и подборе оборудования.
Обмен информацией без использования промежуточных носителей
Сегодня все больше набирает популярность концепция BYOD (bring your own device) – принеси собственное устройство. Она предполагает, что каждый участник переговоров может подключаться к общей системе, используя собственный электронный девайс:
- смартфон;
- планшет;
- ноутбук;
- жесткие диски или USB-накопители.
Благодаря такой возможности каждый участник может демонстрировать свои материалы всем присутствующим, а также просматривать контент на собственном устройстве. При этом файлы можно сохранять на своих носителях, а при необходимости – отправлять через электронную почту или мессенджеры другим сотрудниками компании.
Кроме того, концепция BYOD обеспечивает следующие преимущества:
- Экономия бюджета. Компании не нужно тратить деньги на закупку и обслуживание дополнительного оборудования.
- Практичность. Людям проще использовать гаджеты и программное обеспечение, к которому они привыкли.
- Лояльность. Благодаря тому, что компания позволяет использовать личные девайсы на рабочем месте, она улучшает условия труда и повышает доверие сотрудников.
Все это позволяет улучшить эффективность переговоров, а также повысить продуктивность каждого сотрудника и компании в целом.
Максимально бесшовное онлайн-общение
Кроме простой демонстрации контента, на деловых встречах часто возникает необходимость вносить различные изменения в представленные файлы. Например:
- Подредактировать некоторые пункты договора.
- Изменить некоторые утверждения в презентации.
- Оставить комментарий к видео или фотографии.
- Проанализировать данные в таблице или графике.
Оставлять подобные правки «на потом» не очень удобно. Поэтому важно, чтобы в переговорной комнате были созданы возможности для сохранения таких изменений в интерактивном режиме, и чтобы это могли делать сразу несколько участников.
Кроме того, часто новые файлы создаются прямо во время мероприятия. Например:
- Команда обсуждает идею презентации какого-либо продукта и попутно создает некоторые наброски.
- Контрагенты составляют контракт и прописывают необходимые пункты.
- На основании имеющихся таблиц и диаграмм формируются отчеты и рабочие ведомости.
Для таких случаев переговорная комната тоже должна обладать специальным оборудованием и программным обеспечением.
Хорошо, когда это работает в связке с концепцией BYOD. То есть каждый сотрудник может создавать файлы на собственном устройстве и показывать их всем участникам встречи.
Организовать работу нескольких команд
Еще один важный момент для крупных компаний заключается в том, что переговорная комната используется разными отделами и подразделениями. Из-за этого могут возникать «накладки», когда разные команды запланировали встречу на одно и то же время. Избегать таких ситуаций позволяют специализированные системы для планирования рабочего графика и бронирования мест. Такие программы дают возможность сотрудникам узнавать о занятости помещения в разные периоды времени и заранее занимать место для встречи.
Но бывает и противоположная ситуация – когда разным командам нужно провести общие переговоры. С этой точки зрения онлайн-конференции уже стали достаточно привычным мероприятием, и часто они служат заменой для встреч «вживую». Хорошо, если переговорная комната обладает системой, которая позволяет собрать две или несколько точек в одну конференцию. Тем самым сделать коммуникацию максимально бесшовной.
Заключение
Современные переговорные комнаты можно обустроить под мероприятия любого уровня – от небольших совещаний до интерактивных онлайн-конференций. Компания может заказать обустройство помещений для переговоров под себя. Выбор доступных характеристик достаточно широкий и позволяет реализовать все необходимые функции.